Política de Privacidade

1. Apresentação

O ZenPack é um sistema de gestão de encomendas para condomínios, operado como serviço SaaS (Software as a Service). O sistema permite que porteiros e administradores registrem pacotes recebidos na portaria, notifiquem moradores via WhatsApp e controlem todo o ciclo de custódia das encomendas.

Esta Política de Privacidade descreve quais dados pessoais são coletados e processados pelo sistema, com que finalidade, por quanto tempo são retidos e quais são os direitos dos titulares, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD — Lei nº 13.709/2018).

Ao utilizar o sistema ZenPack — seja como operador (porteiro ou administrador) ou como morador notificado — você reconhece as práticas descritas nesta política.

Quem é responsável pelos dados. Cada condomínio cliente é o controlador dos dados pessoais dos seus moradores e dos operadores que cadastra: é ele quem decide cadastrá-los e para que usá-los. O ZenPack é o operador (art. 5º, VII da LGPD) e trata esses dados somente em nome do condomínio, conforme o contrato e o Acordo de Tratamento de Dados firmados com ele.

O ZenPack é controlador apenas dos dados de contato e cobrança dos representantes dos condomínios clientes, dos registros de acesso ao sistema que a lei obriga a guardar (art. 15 da Lei nº 12.965/2014) da lista de telefones que pediram para não receber mensagens (item 8) e dos dados de quem pede uma avaliação pelo formulário do site (item 6).

Operador: ZenBase — Robson Zumkeller Campos & Cia Ltda, CNPJ 67.818.610/0001-78, com sede na Rua Pais Leme, 215, Conj. 1713, Pinheiros, São Paulo/SP, CEP 05424-150. Para questões de privacidade, entre em contato pelo endereço [email protected].

2. Dados Coletados

O ZenPack processa as seguintes categorias de dados pessoais:

2.1 Moradores e residentes

• Nome completo
• Número de telefone celular (para envio de notificações via WhatsApp ou SMS)
• Endereço da unidade residencial dentro do condomínio (logradouro, quadra, lote, bloco ou apartamento)

2.2 Encomendas e custódia

• Nome do destinatário e endereço de entrega registrados na encomenda
• Transportadora e código de rastreio (quando disponível)
• Nome do operador que recebeu a encomenda (porteiro)
• Nome do operador que realizou a entrega ao morador
• Nome da pessoa que retirou a encomenda (quando diferente do titular)
• Data e hora de recebimento e de retirada
• Observações e localização física na portaria (prateleira)

2.3 Usuários operadores do sistema

• Nome de usuário (username) e nome completo
• E-mail (opcional, usado só para recuperação de senha)
• Senha (armazenada como hash criptográfico — a senha em texto simples nunca é armazenada)
• Perfil de acesso (porteiro, supervisor ou administrador)

2.4 Registros de atividade (log de auditoria)

• Identificação do usuário que realizou cada ação
• Tipo de ação (login, cadastro, entrega, alteração etc.)
• Endereço IP de origem da requisição
• Data e hora da ação

2.5 Notificações enviadas

• Número de telefone do destinatário notificado
• Tipo de notificação (disponível, retirado, lembrete)
• Status de entrega da mensagem (enviado, entregue, lido, falha)
• Identificador da mensagem no provedor (Meta / WhatsApp Business API)

Os dados de quem pede uma avaliação do ZenPack pelo formulário do site estão descritos no item 6.

3. Finalidade do Uso dos Dados

Os dados coletados são utilizados exclusivamente para as seguintes finalidades:

• Operação do sistema: registrar, localizar e controlar o ciclo de custódia de encomendas na portaria do condomínio.
• Notificações ao morador: enviar mensagens automáticas de WhatsApp ou SMS avisando sobre encomendas disponíveis na portaria, retiradas realizadas e lembretes de encomendas que seguem pendentes no 2º e no 5º dia.
• Controle de acesso: autenticar e autorizar operadores (porteiros, supervisores e administradores) com base em perfis de acesso.
• Auditoria e segurança: registrar ações críticas no sistema para fins de rastreabilidade, conformidade e investigação de incidentes.
• Relatórios administrativos: fornecer métricas e históricos de encomendas para a administração do condomínio.

O ZenPack não utiliza dados pessoais para fins de marketing, publicidade ou perfilamento, nem compartilha dados com terceiros para essas finalidades.

A base legal do tratamento dos dados dos moradores é definida pelo condomínio, como controlador. Em geral, é o legítimo interesse do condomínio em gerir as encomendas recebidas na portaria e avisar os destinatários (art. 7º, IX da LGPD).

4. Compartilhamento de Dados com Terceiros

O ZenPack pode transmitir dados pessoais apenas aos seguintes parceiros, estritamente para viabilizar as funcionalidades do sistema:

4.1 Meta Platforms (WhatsApp Business API)

Para o envio de notificações via WhatsApp, o sistema utiliza a Meta Business Cloud API. O número de telefone do morador e o conteúdo da mensagem — primeiro nome, nome do condomínio, código da encomenda, transportadora e, no aviso de retirada, o nome de quem retirou — são transmitidos à infraestrutura da Meta para entrega da mensagem, inclusive fora do Brasil. O tratamento de dados pela Meta é regido pela Política de Privacidade do WhatsApp e pelos Termos de Serviço do WhatsApp Business.

4.2 Twilio (SMS)

Somente nos condomínios que contratam o aviso por SMS, os mesmos dados da mensagem de WhatsApp são transmitidos à Twilio, nos Estados Unidos, para a entrega do SMS.

4.3 Provedores de infraestrutura

O sistema e seus bancos de dados são hospedados na Railway. A Cloudflare protege o tráfego de rede e guarda as cópias de segurança, com criptografia em repouso. Esses provedores podem manter dados fora do Brasil.

4.4 Provedor de e-mail transacional

A Mailgun, nos Estados Unidos, envia os e-mails de recuperação de senha aos operadores e os alertas operacionais à equipe do ZenPack. Quando um alerta trata de uma falha no aviso a um morador, ele pode conter o nome e a unidade do morador, para que a equipe corrija a falha. Esses alertas não vão a moradores nem a terceiros.

4.5 Transferência internacional

As transferências de dados para fora do Brasil feitas por esses provedores seguem os mecanismos do art. 33 da LGPD.

O ZenPack não vende, aluga ou cede dados pessoais a terceiros para qualquer finalidade.

5. Retenção de Dados e Solicitação de Exclusão

5.1 Prazos de retenção

Os dados pessoais são retidos pelo tempo necessário para cumprir a finalidade para a qual foram coletados, nos seguintes prazos:

• Durante o contrato com o condomínio: moradores, encomendas e notificações ficam no sistema enquanto o condomínio os mantiver. Excluir um morador ou uma unidade no sistema tira o registro das telas de operação e preserva o histórico das encomendas para a administração do condomínio. A eliminação definitiva dos dados de um morador é feita a pedido do condomínio.
• Log de auditoria: mantido durante o contrato. Ele não guarda nome, endereço nem telefone de morador em texto claro, só identificadores internos.
• Contas de operadores: mantidas enquanto o operador estiver ativo; inativadas imediatamente ao desligamento, com revogação de sessões vigentes. Registros históricos vinculados a encomendas são preservados.
• Registros de acesso ao sistema: guardados por no mínimo 6 meses, como exige o art. 15 da Lei nº 12.965/2014.
• Cópias de segurança: feitas a cada 4 horas e apagadas em até 30 dias durante o contrato.
• Após o fim do contrato: o condomínio tem um período para dar baixa nas encomendas pendentes e exportar seus dados. Depois, o acesso é encerrado e os dados ficam guardados por até 365 dias, só para cumprir obrigação legal e exercer direitos em processo. Ao fim desse prazo, são eliminados, inclusive as cópias de segurança.
• Pedidos para não receber mensagens (SAIR): guardados enquanto valerem, apenas como código cifrado do telefone, para que o pedido seja respeitado em todos os condomínios.

Os prazos do pedido de avaliação (pedido não confirmado ou recusado) estão no item 6.5.

5.2 Solicitação de exclusão de dados

A solicitação deve conter:

• Nome completo do titular
• Número de telefone cadastrado no sistema (se aplicável)
• Endereço da unidade residencial no condomínio (para localização do cadastro)
• Descrição do dado ou conjunto de dados cuja exclusão é solicitada

Como o condomínio é o controlador dos dados dos moradores, o ZenPack encaminha a solicitação ao condomínio em até 5 dias úteis e apoia o atendimento, que segue os prazos da LGPD. O titular também pode fazer o pedido diretamente à administração do seu condomínio. Dados cuja exclusão seja necessária para cumprimento de obrigação legal ou legítima defesa em processo judicial podem ser retidos pelo prazo legal aplicável, mesmo após solicitação de exclusão — nesse caso, o titular será informado sobre a impossibilidade parcial de atendimento e seu fundamento.

Solicitações de exclusão de cadastro de moradores também podem ser realizadas diretamente pelo administrador do condomínio, que possui acesso à área administrativa do sistema.

6. Pedido de Avaliação (Solicitação de Conta)

Este item vale para quem preenche o formulário "Solicitar avaliação gratuita", em app.zenpack.com.br/solicitar, para pedir o ZenPack para um condomínio. Aqui o ZenPack age como controlador dos dados do pedido: ele mesmo decide como usá-los, porque o condomínio ainda não é cliente (item 1).

6.1 Quem é o titular

A pessoa que faz o pedido em nome do condomínio: síndico, subsíndico, conselheiro, gerente predial ou profissional da administradora.

6.2 Dados coletados

• Sobre você: nome, cargo, e-mail, celular e, se você quiser informar, o melhor horário para contato.
• Observação (opcional): o campo é livre. Pedimos que você não coloque nele dados de moradores.
• Sobre o condomínio: nome, CNPJ, cidade e estado, tipo (casas, prédio ou misto), número de unidades, volume de encomendas, tipo de portaria, como o controle é feito hoje, quando pretende começar e a preferência por avaliação, contratação ou conversa. São dados de pessoa jurídica.
• Do próprio pedido: a data, o botão do site de onde você veio e a sua ciência desta política.
• Contra abuso: para limitar envios em excesso, guardamos por um tempo curto um código cifrado do seu endereço de rede e do seu e-mail, nunca o dado em si.

6.3 Finalidade e base legal

Usamos esses dados para avaliar o seu pedido e entrar em contato com você: confirmar o seu e-mail, entender o condomínio, indicar um plano e, se o pedido for aprovado, criar a conta. A base legal é o art. 7º, V da LGPD: procedimentos preliminares relacionados a um contrato, a pedido do titular. Marcar "Li a política de privacidade" registra que você a leu; não é um consentimento para receber propaganda.

Os dados do pedido não são usados para marketing, publicidade ou perfilamento, e não são vendidos nem cedidos.

6.4 Confirmação do e-mail

Depois de enviar o formulário, você recebe um e-mail com um link para confirmar o pedido. O pedido só segue para análise da nossa equipe depois dessa confirmação. A equipe do ZenPack é avisada por e-mail e vê o pedido num console interno, de acesso restrito. Os e-mails sobre o pedido são enviados pela Mailgun (item 4.4).

6.5 Por quanto tempo guardamos

• Pedido não confirmado: os dados pessoais são eliminados depois de 7 dias.
• Pedido recusado: os dados pessoais são eliminados depois de 90 dias da recusa.
• Pedido aprovado: o seu contato passa a ser o do administrador da conta do condomínio e segue as regras do contrato e do item 5.
• Pedido em análise: os dados ficam guardados enquanto o pedido estiver sendo avaliado.

Quando os dados pessoais são eliminados, ficam apenas contagens (quantos pedidos, de que tipo de condomínio, de que origem e com que resultado), sem nome, e-mail, celular, observação nem qualquer dado que identifique você. O registro das ações da nossa equipe sobre o pedido também não guarda esses dados.

6.6 Seus direitos e contato

Os direitos do item 8 valem para o seu pedido, inclusive pedir a eliminação antes dos prazos acima. Como o ZenPack é o controlador desses dados, o atendimento é feito por nós, direto pelo e-mail [email protected].

7. Segurança dos Dados

O ZenPack adota medidas técnicas e organizacionais para proteger os dados pessoais contra acesso não autorizado, alteração, divulgação ou destruição indevida:

• Autenticação com tokens JWT de curta duração (8 horas)
• Senhas armazenadas exclusivamente como hash criptográfico (bcrypt)
• Invalidação imediata de sessões ao inativar um operador ou alterar sua senha
• Registro de auditoria de todas as ações críticas do sistema
• Controle de acesso baseado em perfis (porteiro, supervisor, administrador) — nas telas de operação, porteiros e supervisores veem o telefone dos moradores mascarado
• Dados de cada condomínio em banco de dados separado dos demais
• Cópias de segurança a cada 4 horas, com criptografia em repouso
• Acesso do suporte do ZenPack somente em sessões de leitura, curtas e registradas na auditoria do condomínio
• Comunicação via HTTPS com criptografia TLS
• Acesso à plataforma restrito a operadores credenciados pelo condomínio

Em caso de incidente de segurança que possa afetar dados pessoais, o ZenPack notificará os condomínios afetados e, quando exigido pela LGPD, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) dentro do prazo legal.

8. Seus Direitos (LGPD)

Nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), os titulares de dados pessoais têm os seguintes direitos:

• Confirmação e acesso: saber se seus dados são tratados e obter uma cópia dos dados que mantemos sobre você.
• Correção: solicitar a atualização de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Anonimização, bloqueio ou eliminação: solicitar a anonimização ou exclusão de dados desnecessários ou tratados em desconformidade com a LGPD.
• Portabilidade: solicitar a portabilidade dos seus dados a outro fornecedor de serviço, quando aplicável.
• Revogação do consentimento: quando o tratamento for baseado em consentimento, revogá-lo a qualquer momento.
• Informação: ser informado sobre as entidades públicas e privadas com as quais o ZenPack compartilhou seus dados.
• Reclamação à ANPD: registrar reclamação perante a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

Para exercer qualquer um desses direitos, procure a administração do seu condomínio, que é o controlador dos seus dados, ou escreva para [email protected]; nesse caso, o ZenPack encaminha o pedido ao condomínio e apoia o atendimento.

Não receber mais mensagens: responda SAIR a qualquer mensagem do ZenPack. O pedido vale na hora, para o seu número, em todos os condomínios que usam o ZenPack. Para voltar a receber, responda VOLTAR.

9. Cookies e Tecnologias de Rastreamento

O site institucional www.zenpack.com.br não utiliza cookies de rastreamento, ferramentas de analytics de terceiros nem pixels de publicidade.

O sistema operacional app.zenpack.com.br utiliza tokens de sessão armazenados localmente no navegador (localStorage) exclusivamente para manter a autenticação do operador durante o uso. Esses tokens expiram automaticamente em 8 horas e não são compartilhados com terceiros.

10. Alterações nesta Política

O ZenPack pode atualizar esta Política de Privacidade periodicamente para refletir mudanças no sistema, em requisitos legais ou em boas práticas do setor. Sempre que houver alterações relevantes, a data de "Última atualização" no topo desta página será modificada.

Recomendamos que os condomínios clientes informem seus moradores sobre esta política e eventuais atualizações.

11. Contato para Questões de Privacidade

Para dúvidas, solicitações ou reclamações relacionadas ao tratamento de dados pessoais pelo ZenPack, entre em contato com nosso canal dedicado:

Para questões comerciais ou de suporte ao sistema, utilize [email protected] ou o telefone (18) 99667-7645.